Por Jennifer Martin Torres
Actualmente vivimos en un mundo que se encuentra en una transformación sin precedentes, donde la revolución tecnológica es constante y marcada, permitiéndonos mejorar la precisión de nuestro día a día y, en consecuencia, los servicios que prestamos, ya que las expectativas de los clientes evolucionan asiduamente. Así, cómo afectan las nuevas tendencias y tecnologías a nuestro sector, cuáles son aquellas que debemos aplicar a nuestros despachos y cómo debemos aumentar la cultura de la innovación entre nuestro equipo de profesionales para asumir el cambio y hacerlo posible. La capacidad transformadora y la predisposición a asumir los retos y oportunidades que nos surjan son, a día de hoy, virtudes imprescindibles. Para hacer frente a los desafíos tecnológicos que todos los profesionales del ámbito jurídico tenemos por delante, debemos apostar por la innovación interna: tanto en procedimientos, organización del despacho, nuevos negocios, experiencia del cliente, entre otros. Las claves para adaptarse son:
- Comprender el entorno tecnológico actual
El primer paso es la adaptación, ya que la digitalización no es una opción sino una necesidad, y así lo manifiesta Gonzalo León, el director del Centro de Apoyo de Innovación Tecnológica de la Universidad Politécnica de Madrid en una entrevista realizada en la revista de transformación digital sobre los ecosistemas, plataformas y emprendimiento digital. Mantenerse actualizado con las tendencias tecnológicas es crucial para anticiparse a los continuos cambios. La innovación no solo trata de crear algo nuevo, sino también de mejorar lo existente, requiriendo para esto una mentalidad abierta al cambio, dispuesta a aprender.
- Digitalización de procesos
La digitalización hace que se reduzcan los tiempos de ejecución mejorando la eficiencia en el despacho, tanto en tareas administrativas como rutinarias. Las herramientas de software centralizan toda la información de los expedientes pudiendo acceder a estos en tiempo real desde cualquier lugar y dispositivo. Cada acción en el proceso es rastreable, mejorando el control y la auditoría. Hay una reducción de costos ahorrando en papel y almacenamiento físico.
El equipo de trabajo puede trabajar simultáneamente en servicios de software en la nube promoviendo una mayor colaboración y permitiendo compartir todos los datos relevantes de los casos evitando de esta manera el uso intensivo del correo electrónico ahorrando tiempo. Una de estas herramientas es el slack, en el que puedes enviar y recibir mensajes directos para consultas rápidas o intercambios informales.
Otra de las herramientas para tener en cuenta es el Google Calendar, una herramienta poderosa dentro del CMR para la gestión de citas, reuniones con clientes y plazos legales. Configura alertas automáticas de recordatorio para que tanto los letrados como los clientes reciban notificaciones sobre eventos importantes.
- Formación continua
La innovación no solo se trata de tecnología, sino de un cambio en la mentalidad y, por ello, fomentar un entorno que valore la adopción de nuevas tecnologías y metodologías, como el trabajo colaborativo y la flexibilidad digital, capacitar al equipo en habilidades digitales y en el uso de nuevas tecnologías y ofrecer programas de formación en herramientas tecnológicas legales y habilidades blandas como la gestión del cambio es imprescindible.
La formación continua en el despacho es esencial para garantizar que equipo esté preparado para enfrentarse a los desafíos del entorno legal cada vez más digital. Como hemos comentado, no se trata solamente de aprender nuevas herramientas, sino de. Crear una cultura organizacional que valore y se beneficie de la tecnología mejorando la eficiencia, seguridad y servicio al cliente.
- Foco en la Experiencia del Cliente
La tecnología debe usarse para mejorar el servicio al cliente y aumentar su satisfacción. Por ello, la creación de portales de clientes para el acceso a documentos y actualizaciones en tiempo real, utilizar encuestas digitales para medir la experiencia y ajustar los servicios, proteger los datos confidenciales de los clientes , los correos electrónicos sobre actualizaciones del procedimiento o próximas citas, las videoconferencias asesorando a los clientes reduciendo de esta manera la necesidad de visitas físicas o incluso, la implementación de soluciones como DocuSign para permitir que los clientes firmen documentos de manera remota y segura es vital en un entorno digital.
- Uso de Datos para toma de decisiones
El uso de datos para la toma de decisiones en el despacho optimiza significativamente la gestión, mejorando el servicio al cliente y aumentando la eficiencia operativa. Aspectos claves donde los datos pueden ser utilizados estratégicamente son por ejemplo el control de plazos priorizando cada uno de ellos automatizando recordatorios de señalamientos y vencimientos. La utilización de datos históricos evaluando el tiempo que se desempeña en cada caso planificando los recursos en función de estas estimaciones o analizar problemas frecuentes en la gestión de documentos o en la facturación.
- Seguridad digital
La seguridad digital en el despacho es fundamental para proteger la confidencialidad de los datos sensibles de los clientes, cumplir con las normativas legales y garantizar la integridad operativa. Debemos identificar las amenazas comunes, como por ejemplo el acceso no autorizado por empleados o personal externo o los ciberataques.
La utilización de software antivirus, la configuración de firewalls para filtrar tráfico no deseado, la implementación de cifrado de extremo a extremo en herramientas de comunicación, el almacenamiento cifrado para documentos legales sensibles, la configuración de permisos de usuarios según roles, limitando el acceso a la información según las responsabilidades son medidas técnicas de seguridad que protegen cualquier dispositivo. Una de las medidas para responder a estos ciberataques como el phishing es realizar simulacros regulares mediante ejercicios prácticos de respuesta a estos e instruir al equipo mediante el diseño de protocolos para identificar los correos sospechosos, enlaces maliciosos y otras amenazas.
La seguridad digital no es solo una necesidad operativa, sino una responsabilidad ética y legal para este despacho de abogados. Implementar estas medidas garantiza la confianza de los clientes, la protección de datos sensibles y la continuidad del negocio frente a amenazas cibernéticas.
Por todo ello, adaptarse a la tecnología implementando un CRM (Customer Relationship Management) implica un compromiso integral con la transformación digital, la innovación y el avance continuo no solo mejorando la eficiencia operativa sino también reforzando la capacidad del equipo para tomar decisiones basadas en evidencia, mejorando la calidad del servicio y la rentabilidad siempre implementando medidas adecuadas de protección, como es la encriptación, control de acceso o monitoreo constante protegiendo la confidencialidad, integridad y disponibilidad de datos sensibles de los clientes
